Un Insight de Taligens
¿Estás por implementar un nuevo sistema? Si es así, seguramente sabes que será una inversión importante de tiempo, capital y recursos, y que conlleva riesgos. De hecho, según el experto en proyectos Bent Flyvbjerg, los proyectos de TI se encuentran entre los más problemáticos, con un promedio de un 447% de sobrecostos en el 18% de los proyectos con peor rendimiento.[1] En el espíritu de que el conocimiento es poder, aquí compartimos siete errores comunes a tener en cuenta al prepararte para tu próxima implementación:
Muchas implementaciones comienzan sin dedicar tiempo a reunir a los stakeholders relevantes, definir claramente el alcance y los resultados esperados, y establecer una hoja de ruta realista. Los equipos no comparan su programa con proyectos similares y subestiman el esfuerzo requerido, las habilidades necesarias, las dependencias y los riesgos clave durante el transcurso del proyecto.
Las implementaciones implican mucho más que un cambio tecnológico: afectan procesos operativos y a las personas encargadas de ejecutarlos. En organizaciones con estructuras reducidas, los equipos suelen tener dificultades para dedicar el tiempo necesario. No dimensionar correctamente el cambio, y reducir la Gestión del Cambio a simples comunicaciones y capacitaciones, puede llevar a sobrecostos, disrupciones operativas y una baja adopción del sistema.
Los patrocinadores deben responsabilizar al equipo de implementación, asegurar recursos y remover obstáculos. Sin una alineación de liderazgo y sin un patrocinio fuerte desde la alta dirección—ni una estructura de gobernanza clara—la implementación encontrará resistencia, perderá valor para el negocio y tendrá una alta probabilidad de fracasar.
Un diseño débil de procesos puede traducirse en resultados operativos subóptimos, clientes insatisfechos y usuarios frustrados. Cuando no se involucra a los usuarios finales en el diseño, o no se logra una alineación entre áreas, la implementación no genera el valor esperado. Además, el mapeo de procesos suele limitarse a automatizar formas existentes de trabajo, sin buscar oportunidades de mejora real para el negocio y sus stakeholders.
Los gerentes de proyecto sin experiencia suelen actuar más como administradores que como líderes, enfocándose en fechas y reportes, en lugar de guiar al equipo. No alinean a los miembros del proyecto, no hacen seguimiento a compromisos ni gestionan proactivamente los riesgos e imprevistos. Este enfoque administrativo puede causar demoras y postergar el “go-live”.
Las comunicaciones sobre el cambio del sistema suelen limitarse a mensajes unidireccionales y desde arriba, que terminan siendo solo otro correo más en la bandeja de entrada. Esto no reduce la resistencia ni genera compromiso. La comunicación sin conversaciones efectivas compromete el éxito de estas inversiones críticas.
La formación suele enfocarse únicamente en la herramienta, dejando fuera aspectos esenciales como los cambios en roles, responsabilidades y procesos. Los usuarios finales llegan al “día uno” sin preparación suficiente, lo que se traduce en importantes pérdidas de productividad durante las primeras semanas, meses e incluso trimestres tras la implementación del nuevo sistema.
[1] Flyvbjerg, Bent. "How Big Things Get Done. “ Appendix A: Base Rates for Cost Risk. 2023.
En Taligens, ayudamos a nuestros clientes a imaginar y construir futuros inspiradores al reconectar a las personas con el sentido de su trabajo. Agenda una conversación con uno de nuestros socios.
